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MECI, MODERNO INSTRUMENTO DE GESTION PUBLICA

Con el fin de consolidarse como una entidad eficiente, capaz de alcanzar resultados en el menor tiempo y con la mayor eficacia posible, la Contraloría Departamental del Valle del Cauca adoptó, implementó y está desarrollando en forma permanente el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano –MECI, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1599 de 2005.

 

Esta iniciativa, ejecutada por la entidad en el 2006, ha permitido que en el 2007 esta Contraloría Departamental materialice los objetivos tranzados en el Plan Estratégico diseñado en el 2004, tendientes a modernizar tanto el ejercicio del Control Fiscal como la institución organizacional prestadora de servicios públicos y generadora de empleos de calidad, en un ambiente sano que promueve la formación y crecimiento de su talento humano.

 

De esta manera, el MECI se ha transformado en la práctica en un moderno instrumento de gestión, necesario para entidades que deseen gerenciarse con un estilo de liderazgo orientado a la consecución de resultados, apoyando el cumplimiento de los fines esenciales del Estado enmarcados en los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

 

Resultados

 

La implementación del MECI fortalece el seguimiento a los once procesos que integran el modelo de operación de esta Contraloría Departamental y orienta sus acciones de mejoramiento continuo, enmarcadas en el Sistema de Gestión de Calidad, certificado por el Icontec en el 2005.

 

Cada uno de los once procesos se orienta a fortalecer la estructura del MECI, constituida por los subsistemas de control Estratégico, de Gestión y de Evaluación, nueve componentes y veintinueve elementos, y a su vez se retroalimentan del MECI para volverse eficiente.

 

Subsistema de Control Estratégico

 

Este es el primer Subsistema del MECI, compuesto por tres componentes, cada uno de los cuales ha permitido estructurar la entidad y permitido alcanzar lo siguiente:

 

Componente Ambiente de Control: El sustento social o tejido organizacional de la Contraloría se consolidó a partir de la construcción y desarrollo de acuerdos, compromisos y protocolos éticos, contenidos en los Códigos de Ètica y de Buen Gobierno que aseguran la sostenibilidad y la transformación de la cultura organizacional orientada hacia la prestación del servicio. Este aspecto se ha fortalecido con políticas de talento humano y de estilo de dirección que han fortalecido la actitud positiva de los funcionarios.

 

El mejoramiento permanente del Clima Organizacional es un propósito institucional, sustentado en acciones de motivación, capacitación, estímulo, bienestar y salud ocupacional que permiten generar identidad y sentido de pertenencia a cada uno de los socios de la organización, entendiendo como socios a todos aquellos que aportan su trabajo a la consecución de objetivos comunes.

 

Este conjunto de acciones está enfocado a  fomentar una cultura del control y, especialmente, del autocontrol y la autoevaluación permanentes, como base esencial del mejoramiento continuo y de la interiorización de que los procesos nunca están terminados y completos sino en constante transformación. El resultado ha sido una gestión eficaz y transparente reconocida por los clientes que la han calificado y ubicado en niveles superiores a 4,7 sobre un máximo de cinco puntos.

 

El compromiso de la alta dirección es el motor de estas transformaciones, materializando as161 los propósitos del componente de Direccionamiento Gerencial y centrando la atención y el cuidado en el componente Administración de Riesgos, que permite prever, estimar y enfrentar los escenarios futuros que pueden afectar la entidad en los ámbitos cultural, político, legal, económico, y demás.

 

El resultado de esta evaluación generó un mapa de riesgos que dio origen a un plan de mejoramiento que, a su vez, mantiene preparada a la entidad enfrentar, superar o evitar las situaciones previstas que atenten contra el logro de sus objetivos.

 

Subsistema de Control de Gestión

 

Este es el segundo de los tres subsistemas del MECI, desde el cual se definieron las Actividades de Control necesarias para integrar las políticas generales a la operación sistémica de cada uno de los once procesos de la entidad. El resultado ha sido optimización de recursos y logro de resultados, determinados a través de indicadores adecuados para cada uno de los objetivos corporativos.

 

El Componente de Información facilitó la organización y sistematización de la Información Institucional, su conservación, seguridad, confiabilidad  y disponibilidad con el fin de apoyar la oportuna toma de decisiones. Para ello se han diseñado numerosas bases de datos para procesos centrales como Control y Responsabiliad Fiscal, Infraestructura Física, Participación Ciudadana y otros, que garantizan el procesamiento de datos y la oportuna respuesta a las inquietudes, quejas, reclamos y derechos de petición formulados por la comunidad. Así mismo, se han adoptado y desarrollado softwares para garantizar la relación y rendición de cuentas de los sujetos de control, para integrar la  información generada en los ámbitos financiero y contable y para trabajar de cara a la ciudadanía mediante un portal de internet que fomenta la transparencia en la gestión pública.

 

A través del componente de Comunicación Pública, que se apoya en los sistemas de información adoptados, se gestiona estratégicamente la información institucional para mantener informados, motivados y entusiasmados a los servidores públicos para que contribuyan con su trabajo al logro de los objetivos corporativos y a la realización de sus anhelos personales y profesionales.

 

Mediante modelos de comunicación específicos se promueve la comunicación para hacer realidad la Cultura Organizacional definida desde el primer Subsistema, tendiente a generar identidad, sentido de pertenencia y efectividad en el trabajo, al compartir la visión institucional y alinear estratégicamente los esfuerzos individuales.

 

Así mismo, en el campo externo se promueve la buena imagen institucional destinada a generar confianza ciudadana, utilizando la información objetiva generada por los procesos. Esto se materializa en procesos y actos de rendición de cuentas que permiten interactuar con la comunidad y responder por la misión encomendada de velar por el buen uso de los recursos públicos del Valle del Cauca.

 

Subsistema Control de Evaluación

 

Este último subsistema del MECI eleva e independiza la gestión fiscalizadora o de Control que se realiza al interior de las organizaciones, al confirmarlo como un proceso de acompañamiento que fomenta la eficacia institucional.

 

A través del desarrollo de la Autoevaluación del Control, la entidad encuestó a 93 funcionarios que destacaron el aporte del nuevo modelo a la eficiencia de su trabajo, con calificaciones superiores a 4,5 sobre cinco puntos posibles.                                                                                  

 

Para evaluar el sistema de control interno de la entidad se utilizó el aplicativo diseñado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, que dio como resultado 4,9 sobre cinco, denotando la bondad del modelo que, pese a lo riguroso y novedoso, resultada efectivo en el cumplimiento de la función estatal.

 

Estos controles y auditorías internas han contribuido a que los funcionarios mejoren los procesos, optimicen recursos y renueven su compromiso institucional.  Por esta misma razón, el Icontec sostuvo la certificación de calidad a la entidad durante visita de seguimiento realizada en marzo de 2007, estableciendo que el sistema continúa siendo adecuado y conveniente.

 

No obstante, existen planes de mejoramiento vigentes que la entidad cumple a cabalidad y verifica regularmente, para asegurar la eficiencia, eficacia, economía y transparencia.

 

Todos estos elementos que han transformado la entidad permiten garantizarle a la comunidad la ejecución de un control fiscal efectivo, que ha preparado a la Contraloría Departamental del Valle del Cauca para optar por la nueva certificación NTCGP 1.000, específica para entidades del Estado, cuyo proceso de evaluación y auditoría se realizará en próximo año, con la seguridad de que se ha consolidado una entidad moderna que apoya el bienestar social de los vallecaucanos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Fecha de publicación: 20/11/2007
Última modificación: 13/02/2012
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